La prima volta
Al primo avvio l'app ti mostra i punti chiave e ti chiede di accettare le condizioni. Poi, una volta sola, dalla scheda Profilo conviene preparare:
- Mittente I tuoi dati (nome, codice fiscale, email). Intestano il PDF che arriva al commercialista; alla tua email arriva sempre una copia. Puoi aggiungere una foto profilo.
- Destinatari Chi riceve i documenti: commercialista, CAF… Salvati una volta e riusati. Puoi aggiungere il logo per riconoscerli a colpo d'occhio.
- Fornitori Una rubrica dei fornitori ricorrenti. Non è obbligatoria: si riempie da sola man mano che registri le spese e, quando scrivi il nome, l'app ti suggerisce quello giusto — così non lo riscrivi ogni volta con grafie diverse.
- Categorie I "raccoglitori": Scontrini, Spese mediche, Missioni… Per ognuna scegli la frequenza (mensile o annuale), i destinatari e il tipo predefinito dei movimenti (documento o rimborso km).
Registrare una spesa
Dalla scheda Movimenti, tocca Nuova spesa, scegli la categoria e poi il tipo di movimento.
Un documento (scontrino, fattura, ricevuta)
- Aggiungi il documento Scatti una foto, la scegli dalla galleria o importi un PDF. Puoi aggiungere più foto o pagine allo stesso documento (fronte, retro, allegati).
- L'app legge i dati dalla foto Al primo scatto CosTrace prova a compilare da solo data, importo e fornitore — controlli e correggi se serve. Puoi rilanciare la lettura in qualsiasi momento con “Compila dati da una foto”. La lettura è on-device: nessuna immagine lascia il telefono. La disattivi da Profilo → Lettura automatica dalla foto.
- Completi i dati Verifichi data, fornitore (con il suggerimento della rubrica), importo e tipo. Fatto.
Un rimborso chilometrico (trasferta)
Per le trasferte in auto non serve una foto: metti il movimento su Rimborso km e inserisci nome missione, chilometri e tariffa €/km — l'importo lo calcola l'app. Il campo "Cliente / committente" indica per chi era la trasferta.
Stati, swipe e cestino
Ogni movimento attraversa tre stati, che filtri in cima a Movimenti:
- Da inviare Appena registrato. Lo puoi ancora modificare (toccalo) o spostare.
- Inviata È partito nel pacchetto verso il commercialista. Diventa in sola lettura.
- Archiviata Quando vuoi fare ordine. Resta consultabile e puoi sempre ripristinarlo — torna da dove veniva (da inviare o inviata).
Con lo swipe, dalla lista: scorri verso sinistra per archiviare (o ripristinare, se sei nella scheda Archiviate), verso destra per mandare nel Cestino. Ogni azione mostra un "Annulla".
Il Cestino (icona in alto a destra) raccoglie i movimenti eliminati: puoi ripristinarli finché non vengono svuotati automaticamente dopo un certo numero di giorni, che imposti in Profilo → Cestino.
Trovare un movimento
Con tanti movimenti, tocca la lente in alto in Movimenti e cerca per fornitore, importo, categoria o missione. Il filtro resta impostato anche cambiando scheda.
Inviare al commercialista
Nella scheda Invii trovi i pacchetti pronti: l'app raggruppa da sola le spese "da inviare" per categoria e periodo (es. Scontrini · Agosto 2026).
- Anteprima Controlli il PDF: il riepilogo con le spese (documenti e rimborsi km in sezioni separate, raggruppati per missione, con i totali) e le pagine dei documenti allegati.
- Invia L'app apre la mail già pronta, con il PDF allegato e i destinatari compilati. Premi tu "invia" e ricevi una copia.
Ogni invio resta nello storico: toccalo per rivederlo con i suoi documenti e allegati, oppure usa Rimanda per re-inviarlo agli stessi destinatari.
Saldi, promemoria, aspetto e sponsor
- Saldi & Statistiche Il resoconto delle spese si aggiorna da solo, per mese e per categoria.
- Promemoria La campanella in alto è il tuo centro promemoria: col “+” ne crei di liberi con data e ora e ricevi la notifica di sistema (una tantum o ricorrenti). Quando è fatto lo spegni; finché resta acceso e scaduto la campanella lo segnala. Toccando la notifica il promemoria si apre in modifica.
- Aspetto In Profilo scegli il tema Chiaro, Scuro o Automatico (segue il telefono).
- Sponsor I partner che sostengono l'app; i contatti si aprono solo se sei tu a toccarli.
- Backup / Export Da Profilo → Backup / Export crei un file con tutti i dati e i documenti (Esporta backup) e lo puoi ricaricare su un altro telefono (Ripristina da backup). Tutto in locale, senza cloud.
- Aiutaci a migliorare Da Profilo → Aiutaci a migliorare ci invii idee e segnalazioni: apre la mail già pronta, lasci la tua email solo se vuoi una risposta.